PKD 28.23.Z – Produkcja maszyn i sprzętu biurowego, z wyłączeniem komputerów i urządzeń peryferyjnych: ryczałt, VAT i kasa fiskalna 2026

PKD 28.23.Z to kod, który może pasować do działalności związanej z wytwarzaniem maszyn i sprzętu biurowego, ale bez komputerów i urządzeń peryferyjnych. W praktyce ten wybór ma znaczenie nie tylko formalne. Może wpływać na to, jak opisujesz firmę w CEIDG lub KRS, jak porządkujesz zakres działalności oraz czy później łatwiej przejdziesz przez temat ryczałtu, VAT i kasy fiskalnej.

Ten artykuł wyjaśnia, kiedy PKD 28.23.Z pasuje do działalności, a kiedy lepiej uważać na inny kod PKD. To ważne zwłaszcza w 2026 r., gdy przedsiębiorcy nadal będą korzystać z zasad PKD 2025, a część firm z wcześniejszym wpisem będzie działać jeszcze w okresie przejściowym.

Jakie urządzenia biurowe obejmuje 28.23.Z?

GUS wymienia m.in. maszyny liczące, kalkulatory, kasy rejestrujące, fotokopiarki, urządzenia do bindowania, sortowania i liczenia monet, obsługi poczty, zszywacze, dziurkacze, dyktafony oraz tablice do pisania lub rysowania. Maszyny do obsługi poczty obejmują np. kopertowanie, zaklejanie, adresowanie i frankowanie.

Nie wystarczy wskazać, że urządzenie stoi w biurze. Trzeba określić jego funkcję i odróżnić maszynę biurową od sprzętu komputerowego. Sprzedaż lub naprawa zakupionej maszyny jest innym modelem niż produkcja gotowego urządzenia.

Źródło i weryfikacja zakresu

Zakres oraz wyłączenia sprawdzono 8 października 2026 r. w oficjalnych wyjaśnieniach GUS do PKD 2025, przy podklasie 28.23.Z. Przykłady w artykule są objaśnieniem redakcyjnym. PKD opisuje działalność, a nie stawkę podatku.

PKD 2025/2026 — na co uważać przy aktualizacji kodu

Nowe działalności rejestruje się według PKD 2025. Dla działalności oznaczonej według PKD 2007 przed 1 stycznia 2025 r. okres przejściowy zasadniczo kończy się 31 grudnia 2026 r. W CEIDG kończy się wcześniej przy zmianie wpisu; w KRS i REGON przejście jest wymagane przy zmianie przedmiotu działalności. Podstawa: § 2 rozporządzenia w sprawie PKD.

Jeżeli firma była zarejestrowana wcześniej, działa okres przejściowy do końca 2026 r.. Po tym okresie ma nastąpić automatyczne przeklasyfikowanie kodów, których przedsiębiorca sam nie zaktualizował. W praktyce warto nie odkładać tego na ostatnią chwilę, bo poprawne przypisanie kodu może mieć znaczenie również dla dalszych formalności, opisów działalności i porządkowania oferty.

PKD 2025 ma odpowiadać na zmiany gospodarki, w tym rozwój gospodarki cyfrowej, cyrkularnej i bio-gospodarki. Dlatego przy wyborze kodu trzeba patrzeć nie tylko na historyczne nazwy, ale też na to, jak faktycznie działa firma dziś.

Jeśli Twoja działalność łączy produkcję sprzętu biurowego z elektroniką, automatyzacją, oprogramowaniem albo komponentami cyfrowymi, warto sprawdzić, czy nie powinien pojawić się dodatkowy kod albo inny kod dominujący. Sam opis „sprzęt biurowy” bywa zbyt szeroki, jeśli w praktyce firma działa w obszarze bardziej technologicznym.

Ryczałt 2026 — co sprawdzić przed wyborem formy opodatkowania

W 2026 r. przedsiębiorcy analizujący ryczałt powinni zacząć od limitów. Z dostępnych zasad wynika, że limit przychodów uprawniający do ryczałtu ewidencjonowanego za 2025 r. wynosi 2 000 000 euro, czyli 8 517 200 zł. Dla kwartalnego ryczałtu limit wynosi 200 000 euro, czyli 851 720 zł.

To jednak nie oznacza, że sam limit wystarcza. Przy wyborze ryczałtu trzeba jeszcze sprawdzić:

• czy Twoja działalność nie należy do grup wyłączonych z ryczałtu,
• czy charakter sprzedaży nie wpływa na stawkę lub możliwość stosowania tej formy,
• czy obok produkcji nie występują usługi, które należy rozdzielić,
• czy faktyczne czynności nie są klasyfikowane inaczej niż sugeruje nazwa kodu PKD,
• czy w Twoim modelu biznesowym nie pojawiają się elementy, które mogą wymagać indywidualnej weryfikacji.

W przypadku PKD 28.23.Z szczególnie ważne jest to, że stawka ryczałtu nie powinna być zgadywana wyłącznie na podstawie kodu PKD. Zależy od faktycznego zakresu usług lub sprzedaży, a czasem również od właściwej klasyfikacji PKWiU i konkretnego modelu działalności. Dlatego ten artykuł nie podaje sztywnej stawki jako pewnika.

Jeśli łączysz produkcję sprzętu biurowego z projektowaniem, serwisem, montażem, wdrożeniami lub sprzedażą dodatkowych elementów, warto sprawdzić całość przychodów osobno. Z punktu widzenia ryczałtu liczy się nie tylko nazwa działalności, ale również to, co dokładnie sprzedajesz i w jakim modelu.

VAT 2026 — kiedy może pojawić się obowiązek VAT lub utrata zwolnienia

Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego VAT wynosi 240 000 zł. To ważna informacja dla mikro i małych firm, ale nie wolno patrzeć wyłącznie na kwotę. Zawsze trzeba jeszcze sprawdzić wyłączenia branżowe oraz rodzaj sprzedaży.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli przychody mieszczą się w limicie, zwolnienie VAT może nie przysługiwać w niektórych przypadkach. Z kolei po przekroczeniu limitu trzeba monitorować moment utraty zwolnienia i obowiązki rejestracyjne. W działalności produkcyjnej, takiej jak potencjalnie PKD 28.23.Z, szczególnie ważne mogą być:

• sprzedaż krajowa i zagraniczna,
• transakcje B2B i B2C,
• sprzedaż wysyłkowa,
• zaliczki i przedpłaty,
• udział usług dodatkowych obok sprzedaży produktów własnych.

Nie da się więc odpowiedzieć jednym zdaniem, czy firma z kodem PKD 28.23.Z będzie mogła korzystać ze zwolnienia VAT. Zależy od faktycznego zakresu sprzedaży, rodzaju kontrahentów i struktury obrotów. Jeśli przedsiębiorca prowadzi również inne aktywności, trzeba je rozpatrywać łącznie.

Kasa fiskalna — kiedy temat jest ważny

Sam kod PKD nie przesądza o obowiązku stosowania kasy fiskalnej. W przypadku PKD 28.23.Z trzeba sprawdzić, komu sprzedajesz i w jaki sposób. Inaczej analizuje się sprzedaż na rzecz firm, inaczej sprzedaż konsumencką, a jeszcze inaczej sprzedaż z dostawą, usługami dodatkowymi albo montażem.

Temat kasy fiskalnej może być ważny szczególnie wtedy, gdy:

• sprzedajesz produkty osobom fizycznym nieprowadzącym działalności,
• świadczenie ma charakter mieszany: produkt plus usługa,
• przyjmujesz płatności gotówkowe lub w modelu detalicznym,
• twoja sprzedaż nie mieści się w zwolnieniach przewidzianych dla danego rodzaju czynności,
• prowadzisz sprzedaż stacjonarną, gdzie obrót konsumencki jest istotny.

Warto podkreślić, że obowiązek kasy fiskalnej nie wynika automatycznie z PKD. Wynika z rodzaju sprzedaży, formy zapłaty, grupy nabywców oraz ewentualnych zwolnień. Dlatego przed rozpoczęciem sprzedaży warto sprawdzić całą ścieżkę rozliczeń, a nie tylko sam kod działalności.

Najczęstsze błędy przy wyborze tego kodu

Przedsiębiorcy najczęściej popełniają kilka powtarzalnych błędów. Warto ich uniknąć już na etapie zakładania firmy lub aktualizacji wpisu.

• Mylenie produkcji z handlem. PKD 28.23.Z dotyczy produkcji, a nie samej sprzedaży sprzętu biurowego.
• Wpisywanie kodu „na zapas” bez analizy. Zbyt szeroki wpis nie zawsze pomaga, jeśli nie odzwierciedla faktycznej działalności.
• Pomijanie komputerów i urządzeń peryferyjnych. To wyłączenie jest kluczowe i może prowadzić do błędnej klasyfikacji.
• Zakładanie jednej stawki ryczałtu dla całej działalności. W praktyce zależy to od faktycznych czynności, a nie samej nazwy kodu.
• Ignorowanie zmian PKD 2025. Przy nowych wpisach i aktualizacjach trzeba stosować właściwą klasyfikację, a firmy starsze powinny pilnować okresu przejściowego do końca 2026 r.
• Traktowanie PKD jako jedynej podstawy do VAT lub kasy fiskalnej. To zawsze zależy od konkretnych transakcji i rodzaju sprzedaży.

FAQ

Czy PKD 28.23.Z pasuje do produkcji komputerów?

Nie. W nazwie kodu jest wyraźne wyłączenie komputerów i urządzeń peryferyjnych. Jeśli działalność dotyczy komputerów, trzeba sprawdzić inny, właściwszy kod PKD.

Czy sam kod PKD przesądza o ryczałcie?

Nie. Przy ryczałcie liczy się faktyczny zakres usług lub sprzedaży, a czasem także klasyfikacja PKWiU i szczegóły modelu biznesowego. Kod PKD pomaga opisać działalność, ale nie zastępuje analizy podatkowej.

Co zrobić, jeśli mój wpis ma starszy kod, a od 2025 r. obowiązuje PKD 2025?

Przy aktualizacji stosuj reguły właściwe dla rejestru: w CEIDG przejście na PKD 2025 następuje przy zmianie wpisu, a w KRS i REGON przy zmianie przedmiotu działalności.