PKD 28.23.Z – Produkcja maszyn i sprzętu biurowego, z wyłączeniem komputerów i urządzeń peryferyjnych: ryczałt, VAT i kasa fiskalna 2026

PKD 28.23.Z to kod, który może pasować do działalności związanej z wytwarzaniem maszyn i sprzętu biurowego, ale bez komputerów i urządzeń peryferyjnych. W praktyce ten wybór ma znaczenie nie tylko formalne. Może wpływać na to, jak opisujesz firmę w CEIDG lub KRS, jak porządkujesz zakres działalności oraz czy później łatwiej przejdziesz przez temat ryczałtu, VAT i kasy fiskalnej.

Ten artykuł wyjaśnia, kiedy PKD 28.23.Z pasuje do działalności, a kiedy lepiej uważać na inny kod PKD. To ważne zwłaszcza w 2026 r., gdy przedsiębiorcy nadal będą korzystać z zasad PKD 2025, a część firm z wcześniejszym wpisem będzie działać jeszcze w okresie przejściowym.

Co obejmuje PKD 28.23.Z

PKD 28.23.Z odnosi się do produkcji maszyn i sprzętu biurowego, ale z wyraźnym wyłączeniem komputerów oraz urządzeń peryferyjnych. To oznacza, że kod ten dotyczy działalności produkcyjnej, a nie typowej sprzedaży detalicznej czy usług informatycznych.

Najważniejsza praktyczna wskazówka jest taka: jeśli Twoja firma wytwarza sprzęt biurowy, a nie tylko go sprzedaje, importuje, montuje z gotowych komponentów albo serwisuje, to właśnie ten kod może być jednym z właściwych do rozważenia. Ostatecznie decyduje jednak faktyczny zakres działalności.

Przykładowo mogą tu wchodzić w grę wyroby takie jak:

• maszyny i urządzenia biurowe inne niż komputery,
• sprzęt pomocniczy używany w biurach, jeśli ma charakter produkcyjny,
• urządzenia przeznaczone do obsługi dokumentów, obiegu informacji lub pracy administracyjnej, o ile nie są to urządzenia IT objęte innymi kodami.

Warto pamiętać, że sama nazwa kodu nie zastępuje analizy konkretnego produktu. Jeśli wytwarzany przedmiot jest z pogranicza elektroniki, automatyki, IT albo urządzeń peryferyjnych, trzeba sprawdzić, czy PKD 28.23.Z rzeczywiście odpowiada profilowi firmy.

Dla kogo ten kod będzie pasował

Ten kod może być właściwy dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność produkcyjną i wytwarzają rozwiązania przeznaczone do pracy biurowej, ale nie wchodzą w obszar komputerów i klasycznych urządzeń peryferyjnych. Najczęściej będzie to miało sens w firmach, które:

• projektują i produkują urządzenia biurowe,
• sprzedają własne wyroby wytworzone w zakładzie produkcyjnym,
• prowadzą niewielką lub średnią produkcję specjalistycznych maszyn biurowych,
• chcą uporządkować działalność w rejestrze zgodnie z profilem produkcyjnym,
• łączą produkcję z montażem, testowaniem i przygotowaniem do sprzedaży własnych produktów.

Jeżeli jednak Twoja działalność polega głównie na handlu sprzętem biurowym, to może być potrzebny inny kod związany z handlem, a nie produkcją. Z kolei gdy zajmujesz się naprawą, instalacją lub obsługą techniczną takich urządzeń, również trzeba sprawdzić, czy PKD 28.23.Z jest kodem głównym, pomocniczym czy w ogóle nie pasuje do dominującego zakresu usług.

Przykłady działalności

Żeby lepiej zrozumieć ten kod, warto spojrzeć na przykłady praktyczne. PKD 28.23.Z może pasować do firmy, która:

• produkuje urządzenia biurowe do obróbki dokumentów,
• wytwarza maszyny do zastosowań administracyjnych lub archiwizacyjnych,
• składa własne urządzenia z elementów i nadaje im finalną funkcję użytkową,
• tworzy sprzęt dla biur, urzędów, placówek usługowych lub zaplecza administracyjnego,
• działa w modelu B2B i dostarcza własne produkty innym przedsiębiorcom.

Przykładami sytuacji, w których trzeba zachować ostrożność, są natomiast:

• produkcja komputerów, monitorów, drukarek lub typowych urządzeń peryferyjnych,
• handel hurtowy lub detaliczny sprzętem biurowym bez produkcji,
• serwis, naprawa lub leasing urządzeń biurowych bez ich wytwarzania,
• oprogramowanie, usługi IT i integracje systemów cyfrowych, jeśli to one są głównym przedmiotem działalności,
• działalność mieszana, w której produkcja stanowi tylko niewielki element całego biznesu.

PKD 2025/2026 — na co uważać przy aktualizacji kodu

PKD 2025 obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. Oznacza to, że przy nowych wpisach oraz przy zmianach w rejestrach należy stosować właśnie nową klasyfikację. To ważne dla osób zakładających firmę w 2026 r. oraz dla tych, którzy aktualizują dotychczasowy wpis.

Jeżeli firma była zarejestrowana wcześniej, działa okres przejściowy do końca 2026 r.. Po tym okresie ma nastąpić automatyczne przeklasyfikowanie kodów, których przedsiębiorca sam nie zaktualizował. W praktyce warto nie odkładać tego na ostatnią chwilę, bo poprawne przypisanie kodu może mieć znaczenie również dla dalszych formalności, opisów działalności i porządkowania oferty.

PKD 2025 ma odpowiadać na zmiany gospodarki, w tym rozwój gospodarki cyfrowej, cyrkularnej i bio-gospodarki. Dlatego przy wyborze kodu trzeba patrzeć nie tylko na historyczne nazwy, ale też na to, jak faktycznie działa firma dziś.

Jeśli Twoja działalność łączy produkcję sprzętu biurowego z elektroniką, automatyzacją, oprogramowaniem albo komponentami cyfrowymi, warto sprawdzić, czy nie powinien pojawić się dodatkowy kod albo inny kod dominujący. Sam opis „sprzęt biurowy” bywa zbyt szeroki, jeśli w praktyce firma działa w obszarze bardziej technologicznym.

Ryczałt 2026 — co sprawdzić przed wyborem formy opodatkowania

W 2026 r. przedsiębiorcy analizujący ryczałt powinni zacząć od limitów. Z dostępnych zasad wynika, że limit przychodów uprawniający do ryczałtu ewidencjonowanego za 2025 r. wynosi 2 000 000 euro, czyli 8 517 200 zł. Dla kwartalnego ryczałtu limit wynosi 200 000 euro, czyli 851 720 zł.

To jednak nie oznacza, że sam limit wystarcza. Przy wyborze ryczałtu trzeba jeszcze sprawdzić:

• czy Twoja działalność nie należy do grup wyłączonych z ryczałtu,
• czy charakter sprzedaży nie wpływa na stawkę lub możliwość stosowania tej formy,
• czy obok produkcji nie występują usługi, które należy rozdzielić,
• czy faktyczne czynności nie są klasyfikowane inaczej niż sugeruje nazwa kodu PKD,
• czy w Twoim modelu biznesowym nie pojawiają się elementy, które mogą wymagać indywidualnej weryfikacji.

W przypadku PKD 28.23.Z szczególnie ważne jest to, że stawka ryczałtu nie powinna być zgadywana wyłącznie na podstawie kodu PKD. Zależy od faktycznego zakresu usług lub sprzedaży, a czasem również od właściwej klasyfikacji PKWiU i konkretnego modelu działalności. Dlatego ten artykuł nie podaje sztywnej stawki jako pewnika.

Jeśli łączysz produkcję sprzętu biurowego z projektowaniem, serwisem, montażem, wdrożeniami lub sprzedażą dodatkowych elementów, warto sprawdzić całość przychodów osobno. Z punktu widzenia ryczałtu liczy się nie tylko nazwa działalności, ale również to, co dokładnie sprzedajesz i w jakim modelu.

VAT 2026 — kiedy może pojawić się obowiązek VAT lub utrata zwolnienia

Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego VAT wynosi 240 000 zł. To ważna informacja dla mikro i małych firm, ale nie wolno patrzeć wyłącznie na kwotę. Zawsze trzeba jeszcze sprawdzić wyłączenia branżowe oraz rodzaj sprzedaży.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli przychody mieszczą się w limicie, zwolnienie VAT może nie przysługiwać w niektórych przypadkach. Z kolei po przekroczeniu limitu trzeba monitorować moment utraty zwolnienia i obowiązki rejestracyjne. W działalności produkcyjnej, takiej jak potencjalnie PKD 28.23.Z, szczególnie ważne mogą być:

• sprzedaż krajowa i zagraniczna,
• transakcje B2B i B2C,
• sprzedaż wysyłkowa,
• zaliczki i przedpłaty,
• udział usług dodatkowych obok sprzedaży produktów własnych.

Nie da się więc odpowiedzieć jednym zdaniem, czy firma z kodem PKD 28.23.Z będzie mogła korzystać ze zwolnienia VAT. Zależy od faktycznego zakresu sprzedaży, rodzaju kontrahentów i struktury obrotów. Jeśli przedsiębiorca prowadzi również inne aktywności, trzeba je rozpatrywać łącznie.

Kasa fiskalna — kiedy temat jest ważny

Sam kod PKD nie przesądza o obowiązku stosowania kasy fiskalnej. W przypadku PKD 28.23.Z trzeba sprawdzić, komu sprzedajesz i w jaki sposób. Inaczej analizuje się sprzedaż na rzecz firm, inaczej sprzedaż konsumencką, a jeszcze inaczej sprzedaż z dostawą, usługami dodatkowymi albo montażem.

Temat kasy fiskalnej może być ważny szczególnie wtedy, gdy:

• sprzedajesz produkty osobom fizycznym nieprowadzącym działalności,
• świadczenie ma charakter mieszany: produkt plus usługa,
• przyjmujesz płatności gotówkowe lub w modelu detalicznym,
• twoja sprzedaż nie mieści się w zwolnieniach przewidzianych dla danego rodzaju czynności,
• prowadzisz sprzedaż stacjonarną, gdzie obrót konsumencki jest istotny.

Warto podkreślić, że obowiązek kasy fiskalnej nie wynika automatycznie z PKD. Wynika z rodzaju sprzedaży, formy zapłaty, grupy nabywców oraz ewentualnych zwolnień. Dlatego przed rozpoczęciem sprzedaży warto sprawdzić całą ścieżkę rozliczeń, a nie tylko sam kod działalności.

Najczęstsze błędy przy wyborze tego kodu

Przedsiębiorcy najczęściej popełniają kilka powtarzalnych błędów. Warto ich uniknąć już na etapie zakładania firmy lub aktualizacji wpisu.

• Mylenie produkcji z handlem. PKD 28.23.Z dotyczy produkcji, a nie samej sprzedaży sprzętu biurowego.
• Wpisywanie kodu „na zapas” bez analizy. Zbyt szeroki wpis nie zawsze pomaga, jeśli nie odzwierciedla faktycznej działalności.
• Pomijanie komputerów i urządzeń peryferyjnych. To wyłączenie jest kluczowe i może prowadzić do błędnej klasyfikacji.
• Zakładanie jednej stawki ryczałtu dla całej działalności. W praktyce zależy to od faktycznych czynności, a nie samej nazwy kodu.
• Ignorowanie zmian PKD 2025. Przy nowych wpisach i aktualizacjach trzeba stosować właściwą klasyfikację, a firmy starsze powinny pilnować okresu przejściowego do końca 2026 r.
• Traktowanie PKD jako jedynej podstawy do VAT lub kasy fiskalnej. To zawsze zależy od konkretnych transakcji i rodzaju sprzedaży.

FAQ

1. Czy PKD 28.23.Z pasuje do produkcji komputerów?

Nie. W nazwie kodu jest wyraźne wyłączenie komputerów i urządzeń peryferyjnych. Jeśli działalność dotyczy komputerów, trzeba sprawdzić inny, właściwszy kod PKD.

2. Czy sam kod PKD przesądza o ryczałcie?

Nie. Przy ryczałcie liczy się faktyczny zakres usług lub sprzedaży, a czasem także klasyfikacja PKWiU i szczegóły modelu biznesowego. Kod PKD pomaga opisać działalność, ale nie zastępuje analizy podatkowej.

3. Czy firma z PKD 28.23.Z może korzystać ze zwolnienia z VAT w 2026 r.?

Może, ale zależy to od spełnienia warunków ustawowych, limitu 240 000 zł oraz ewentualnych wyłączeń branżowych i rodzaju sprzedaży. Sam kod PKD nie daje automatycznie prawa do zwolnienia.

4. Czy przy PKD 28.23.Z trzeba mieć kasę fiskalną?

To zależy od tego, komu i w jaki sposób prowadzisz sprzedaż. Inne zasady mogą dotyczyć sprzedaży dla firm, inne dla konsumentów. Sam kod PKD nie rozstrzyga obowiązku kasy fiskalnej.

5. Co zrobić, jeśli mój wpis ma starszy kod, a od 2025 r. obowiązuje PKD 2025?

Warto sprawdzić, czy działalność wymaga aktualizacji. Dla nowych wpisów i zmian należy używać PKD 2025, a firmy z wcześniejszym wpisem mają okres przejściowy do końca 2026 r. Po tym czasie ma nastąpić automatyczne przeklasyfikowanie kodów, których nie zaktualizowano.

Podsumowanie

PKD 28.23.Z może być dobrym wyborem dla firm zajmujących się produkcją maszyn i sprzętu biurowego, ale tylko wtedy, gdy rzeczywiście chodzi o działalność produkcyjną, a nie handel, serwis, oprogramowanie czy komputery i urządzenia peryferyjne. W 2026 r. szczególnie warto zwrócić uwagę na aktualizację do PKD 2025, limity ryczałtu, limit zwolnienia VAT oraz to, czy w Twojej sprzedaży nie pojawia się obowiązek kasy fiskalnej.

Jeśli masz działalność mieszaną albo nie masz pewności, czy ten kod pasuje do Twojej firmy, najlepiej porównać go z faktycznym zakresem produktów i usług. Sprawdź powiązane kody PKD w TwojePKD.pl.