Project Manager IT z ryczałtem 8,5%. Nowa interpretacja KIS

Project Manager w branży IT może rozliczać przychody ryczałtem według stawki 8,5%, jeżeli jego usługi rzeczywiście polegają na operacyjnym zarządzaniu projektem i mieszczą się w PKWiU 70.22.20.0. Takie stanowisko Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zaakceptował w interpretacji indywidualnej wydanej 20 lipca 2026 r.

W analizowanej sprawie podatnik koordynował harmonogramy, budżet, zasoby oraz pracę deweloperów. Nie programował, nie wdrażał systemów, nie świadczył doradztwa informatycznego i nie doradzał w zakresie strategii całego przedsiębiorstwa. KIS uznała, że dla tak opisanych czynności może mieć zastosowanie stawka 8,5% ryczałtu.

Nie oznacza to jednak, że każdy Project Manager w sektorze IT automatycznie może stosować 8,5%. O stawce decydują faktycznie wykonywane czynności i właściwa klasyfikacja PKWiU, a nie sama nazwa stanowiska, branża kontrahenta ani kod PKD wpisany do CEIDG.

Najważniejsze informacje z interpretacji

• data wydania: 20 lipca 2026 r.,
• data publikacji w EUREKA: 28 lipca 2026 r.,
• sygnatura: 0115-KDST2-2.4011.461.2026.3.MH,
• EUREKA ID: 702011,
• status: interpretacja indywidualna,
• PKWiU: 70.22.20.0 – pozostałe usługi zarządzania projektami, z wyłączeniem projektów budowlanych,
• zaakceptowana stawka ryczałtu: 8,5%.

Jakie czynności wykonywał Project Manager?

Z opisu sprawy wynikało, że podatnik odpowiadał za operacyjne prowadzenie projektów w branży IT. Jego zadania obejmowały przede wszystkim organizowanie i kontrolowanie realizacji projektu, a nie wykonywanie usług programistycznych albo doradczych.

Project Manager zajmował się między innymi:

• tworzeniem i aktualizowaniem harmonogramów projektowych,
• monitorowaniem terminów i postępu realizacji zadań,
• koordynowaniem pracy deweloperów i pozostałych członków zespołu,
• planowaniem oraz kontrolowaniem wykorzystania zasobów,
• kontrolą budżetu projektu,
• organizowaniem komunikacji między osobami zaangażowanymi w projekt,
• identyfikowaniem ryzyk dotyczących terminów, zasobów i zakresu projektu,
• raportowaniem postępów realizacji.

Istotne było to, że czynności miały charakter wykonawczy, organizacyjny i koordynacyjny. Podatnik prowadził konkretny projekt, ale nie zarządzał całym przedsiębiorstwem kontrahenta i nie tworzył jego strategii biznesowej.

Czego podatnik nie robił?

Równie ważne jak wykaz wykonywanych zadań były czynności wyłączone z zakresu usługi. Podatnik wskazał, że:

• nie tworzył kodu źródłowego,
• nie programował aplikacji ani systemów,
• nie projektował architektury oprogramowania,
• nie instalował i nie wdrażał systemów informatycznych,
• nie świadczył doradztwa w zakresie sprzętu ani oprogramowania,
• nie rekomendował strategii informatycznej przedsiębiorstwa,
• nie doradzał w zakresie strategii zarządzania całym przedsiębiorstwem,
• nie podejmował decyzji właściwych dla zarządu kontrahenta.

Dzięki temu zakres usług nie został opisany jako doradztwo związane z zarządzaniem ani jako usługi informatyczne objęte stawką 12%.

Dlaczego KIS zaakceptowała stawkę 8,5%?

PKWiU 70.22.20.0 obejmuje pozostałe usługi zarządzania projektami, z wyłączeniem projektów budowlanych. Chodzi między innymi o koordynację i nadzór nad przygotowaniem, uruchomieniem oraz zakończeniem projektu realizowanego dla klienta.

Do tej kategorii mogą należeć czynności dotyczące harmonogramu, budżetu, kosztów, zasobów, zamówień, jakości, koordynacji wykonawców i bieżącego nadzoru nad projektem. Jeżeli usługa ma taki operacyjny charakter i nie została objęta inną, szczególną stawką, może podlegać stawce 8,5% przewidzianej dla działalności usługowej w art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o ryczałcie.

KIS oparła rozstrzygnięcie na klasyfikacji PKWiU wskazanej przez podatnika. Organ wydający interpretację podatkową nie klasyfikuje samodzielnie usługi według PKWiU. Ochrona wynikająca z interpretacji działa więc tylko wtedy, gdy opisane czynności rzeczywiście odpowiadają przyjętemu grupowaniu.

PKD 70.20.Z nie przesądza o stawce ryczałtu

We wpisie CEIDG podatnik wskazał kod PKD 2025 70.20.Z – doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i pozostałe doradztwo w zakresie zarządzania. Taki wpis może na pierwszy rzut oka sugerować usługi doradcze, dla których ryzyko stawki 15% jest większe.

Kod PKD służy jednak przede wszystkim do opisywania rodzaju działalności w rejestrze. Stawkę ryczałtu ustala się na podstawie rzeczywiście świadczonych usług oraz ich klasyfikacji PKWiU. Sam wpis w CEIDG nie zastępuje analizy umowy, zakresu obowiązków, faktur i codziennie wykonywanych czynności.

Nie oznacza to, że kod PKD jest zupełnie bez znaczenia. Powinien możliwie wiernie odpowiadać działalności przedsiębiorcy, ale nie jest samodzielną podstawą do wybrania stawki 8,5%, 12% albo 15%.

Kiedy może wejść stawka 15%?

Stawka 15% może mieć zastosowanie do usług firm centralnych oraz usług doradztwa związanego z zarządzaniem, objętych odpowiednią częścią działu 70 PKWiU. Ryzyko rośnie, gdy Project Manager nie tylko realizuje projekt, lecz przede wszystkim analizuje działalność klienta i przekazuje rekomendacje dotyczące sposobu zarządzania przedsiębiorstwem.

O usługach doradczych mogą świadczyć na przykład:

• opracowywanie strategii rozwoju przedsiębiorstwa,
• rekomendowanie zmian w strukturze organizacyjnej,
• doradzanie zarządowi w sprawie modelu biznesowego,
• tworzenie polityki zarządzania całym przedsiębiorstwem,
• analizowanie efektywności firmy i proponowanie strategicznych zmian,
• podejmowanie zadań charakterystycznych dla kontraktu menedżerskiego.

Nie każdy udział w planowaniu albo budżetowaniu oznacza jednak doradztwo zarządcze. W projekcie również tworzy się harmonogramy, budżety i plany zasobów. Trzeba ustalić, czy działania dotyczą wykonania konkretnego projektu, czy strategicznego funkcjonowania całej organizacji.

Kiedy usługi Project Managera mogą podlegać stawce 12%?

Stawka 12% obejmuje określone usługi informatyczne, między innymi usługi związane z oprogramowaniem, doradztwem w zakresie sprzętu i oprogramowania, instalowaniem oprogramowania oraz zarządzaniem siecią i systemami informatycznymi.

Praca dla firmy technologicznej albo prowadzenie projektu wdrożeniowego nie oznaczają jeszcze automatycznie świadczenia usługi związanej z oprogramowaniem. Znaczenie ma treść czynności wykonywanych przez przedsiębiorcę.

Ryzyko stawki 12% może pojawić się, gdy Project Manager faktycznie:

• projektuje rozwiązania lub architekturę systemu,
• uczestniczy w tworzeniu albo modyfikowaniu oprogramowania,
• doradza klientowi, jakie rozwiązanie informatyczne wybrać,
• odpowiada za instalację lub konfigurację systemów,
• zarządza siecią albo systemami informatycznymi,
• łączy koordynację projektu z techniczną usługą informatyczną.

Wtedy konieczne może być wyodrębnienie różnych usług i przypisanie im odpowiednich stawek, jeżeli przedsiębiorca uzyskuje przychody z czynności należących do różnych grupowań.

Porównanie stawek dla Project Managera

Tabela ma charakter orientacyjny. Stawki nie są przypisane do nazw stanowisk, lecz do rzeczywiście osiąganych przychodów z konkretnych usług.

Przykład: kiedy 8,5% może być uzasadnione?

Przedsiębiorca prowadzi projekt stworzenia nowej aplikacji. Przygotowuje harmonogram, kontroluje budżet, organizuje spotkania zespołu, przydziela zadania deweloperom, monitoruje terminy i raportuje postęp klientowi. Nie pisze kodu, nie wybiera technologii za klienta i nie doradza zarządowi w zakresie strategii firmy.

Jeżeli usługi są prawidłowo zaklasyfikowane do PKWiU 70.22.20.0 i przedsiębiorca spełnia pozostałe warunki opodatkowania ryczałtem, istnieją argumenty za zastosowaniem stawki 8,5%.

Przykład: kiedy 8,5% może być ryzykowne?

Project Manager analizuje całą infrastrukturę IT klienta, rekomenduje systemy, wybiera architekturę rozwiązania, opracowuje strategię cyfryzacji i nadzoruje techniczne wdrożenie. Na fakturze wpisuje ogólnie „zarządzanie projektem”.

Nazwa usługi na fakturze nie zmienia jej rzeczywistego charakteru. Część zadań może odpowiadać usługom związanym z oprogramowaniem albo doradztwem IT, dla których właściwa może być stawka 12%. Jeżeli rekomendacje dotyczą strategicznego zarządzania przedsiębiorstwem, może pojawić się również ryzyko stawki 15%.

Co powinien sprawdzić Project Manager przed zastosowaniem 8,5%?

1. Spisz wszystkie faktycznie wykonywane czynności, a nie tylko nazwę stanowiska.
2. Porównaj obowiązki z opisem PKWiU 70.22.20.0.
3. Sprawdź, czy nie świadczysz doradztwa związanego z zarządzaniem.
4. Oddziel koordynację projektu od usług programistycznych i doradztwa IT.
5. Zweryfikuj treść umowy, zakresu obowiązków oraz opisów na fakturach.
6. Jeżeli świadczysz kilka rodzajów usług, prowadź ewidencję pozwalającą rozdzielić przychody według stawek.
7. Sprawdź pozostałe warunki i wyłączenia dotyczące opodatkowania ryczałtem.
8. Przy niejednoznacznym zakresie rozważ wystąpienie o własną interpretację indywidualną.

Czy warto uzyskać klasyfikację GUS?

Interpretacja podatkowa nie potwierdza prawidłowości klasyfikacji PKWiU. Jeżeli zakres usług jest mieszany albo trudny do przyporządkowania, przedsiębiorca może rozważyć uzyskanie informacji klasyfikacyjnej właściwego organu statystycznego.

Nie zastąpi ona analizy podatkowej, ale może wzmocnić argumentację dotyczącą charakteru usługi. Najważniejsze jest zachowanie zgodności między rzeczywistymi czynnościami, umową, opisem na fakturach, klasyfikacją PKWiU i stawką ryczałtu.

FAQ

Czy każdy Project Manager IT może stosować ryczałt 8,5%?

Nie. Stawka 8,5% może być właściwa dla operacyjnych usług zarządzania projektami sklasyfikowanych w PKWiU 70.22.20.0, jeżeli nie obejmują one czynności podlegających innej stawce.

Czy kod PKD 70.20.Z oznacza automatycznie stawkę 15%?

Nie. Kod PKD w CEIDG nie przesądza o stawce ryczałtu. Decydują faktycznie wykonywane usługi i właściwe grupowanie PKWiU.

Czy praca przy projekcie informatycznym oznacza stawkę 12%?

Nie automatycznie. Sama branża klienta ani informatyczny charakter projektu nie wystarczą. Stawką 12% są objęte określone usługi informatyczne wskazane w ustawie.

Czy planowanie budżetu jest doradztwem zarządczym?

Nie zawsze. Kontrola budżetu konkretnego projektu może należeć do operacyjnego zarządzania projektem. Inaczej należy oceniać doradzanie zarządowi w zakresie budżetu albo strategii całego przedsiębiorstwa.

Czy interpretacja EUREKA 702011 chroni innych Project Managerów?

Nie. Interpretacja indywidualna chroni wnioskodawcę w granicach przedstawionego opisu. Dla innych podatników jest ważną wskazówką, ale nie daje automatycznej ochrony.

Czy KIS potwierdziła prawidłowość PKWiU 70.22.20.0?

Nie. Organ oparł odpowiedź na klasyfikacji podanej przez podatnika. Jeżeli rzeczywiste usługi nie należą do tego grupowania, wnioski z interpretacji mogą nie mieć zastosowania.

Podsumowanie

Interpretacja 0115-KDST2-2.4011.461.2026.3.MH potwierdza, że Project Manager działający w branży IT może stosować stawkę ryczałtu 8,5%, jeżeli jego usługi polegają na operacyjnym zarządzaniu projektami i mieszczą się w PKWiU 70.22.20.0.

Kluczowe są faktyczne czynności. Koordynowanie harmonogramu, budżetu, zasobów i pracy deweloperów nie staje się usługą informatyczną tylko dlatego, że projekt dotyczy oprogramowania. Jednocześnie wykonywanie czynności technicznych albo doradczych może prowadzić do stawki 12% lub 15%.

Informacje o PKD i przydatne narzędzia znajdziesz na twojepkd.pl.

Źródła

• EUREKA 702011 – interpretacja indywidualna, sygn. 0115-KDST2-2.4011.461.2026.3.MH.
• Ministerstwo Finansów – stawki i limity ryczałtu.
• EUREKA – wcześniejsza interpretacja dotycząca PKWiU 70.22.20.0.

Materiał ma charakter informacyjny i opisuje indywidualne rozstrzygnięcie wydane dla konkretnego stanu faktycznego. Przed zastosowaniem stawki należy ocenić rzeczywisty zakres usług, klasyfikację PKWiU oraz wszystkie warunki opodatkowania ryczałtem.